Elektronska pošta

Elektronska pošta ali e-mail je najbolj “obremenilna” usluga omrežja Internet. Vsak dan je poslanih milijone sporočil. Zakaj so sporočila pomembna? Kako izgleda e-pošta in kaj je?

Slika 16 prikazuje tipično obliko elektronskega sporočila (okolje Horde)  in  MS OutlookExpress

Kako deluje elektronska pošta?

Elektronska pošta deluje na podoben način kot navadna pošta. Obstaja poštna služba, poštni nabiralnik (poštni strežnik), naslovi (email ali elektronski naslov) in sporočila. Elektronsko sporočilo se odpošlje in prispe že v ''naslednjem'' trenutku.
Za upravljanje z elektronskimi sporočili potrebujemo samostojen program ali pa ga upravljamo preko spletnega brskalnika. V obeh primerih je delo s programom podobno in se običajno izvaja po naslednjih korakih (pogledali si bomo oba primera uporabe):
•    Najprej sestavimo sporočilo.
•    S klikom na gumb pošlji/send nam program za elektronsko pošto pretvori sporočilo v digitalni format.
•    Digitalno sporočilo se po omrežju prenese do poštnega strežnika.
•    Ustrezni poštni strežnik obdela prihajajoča sporočila in jih posreduje naslovniku.

Kako oblikujemo elektronski poštni naslov?

Za delo z elektronskimi sporočili potrebujete elektronski naslov, e-mail. Običajno ga dobite od podjetja v katerem ste zaposleni, ponudnika internetnih storitev (Internet Service Provider - ISP) ali pa ga brezplačno oblikujete sami preko spletnih strani (Hotmail.com, Email.si ...).
Vsak elektronski naslov je podobno sestavljen. Običajno se začne z imenom in priimkom, uporabniškim imenom ali vzdevkom, nato sledi posebni znak @ (afna) in na koncu še ime domene.
Primer: fredi.sefovic@hotmail.com ali dasa@email.si ali ime.priimek@scptuj.si
Za vsak elektronski naslov potrebujete elektronski račun z edinstvenim uporabniškim imenom in geslom, ki ga potrebujete vedno, kadar želite pregledati vašo pošto oz. vaš elektronski poštni nabiralnik.
Za vsak elektronski naslov potrebujete elektronski račun z edinstvenim uporabniškim imenom in geslom, ki ga potrebujete vedno, kadar želite pregledati vašo pošto oz. vaš elektronski poštni nabiralnik.

Kako pošiljamo in sprejemamo elektronsko pošto?

Slika 17 in 18 prikazujeta osnovne dele sporočila:
 

Slika 17 Elektronsko sporočilo s svojimi sestavnimi deli angleška varianta
 

Slika 18 Elektronsko sporočilo s svojimi sestavnimi deli slovenska varianta

Te sestavine vsebujejo:
•    Recipient's Name and Address (to)  ali prejemnikov elektronski naslov (za)
Tako kot pri navadnem pismu potrebujemo naslov osebe, kateri pošiljamo sporočilo.
•    Sender's Name and Addres ali pošiljateljev elektronski naslov
Naslov pošiljatelja se avtomatsko doda vsakemu elektronskemu sporočilu.
•    Subject ali zadeva
Naslov osnovne zadeve sporočila, ki bo prikazan naslovniku.
•    Time and Date ali čas in datum sporočila
Čas se avtomatsko doda vsakemu sporočilu v trenutku, ko je bilo sporočilo poslano.
•    Main Body ali telo sporočila
Prostor, v katerega vpisujemo besedilo sporočila.
•    Attachments ali priponke
Pripnemo poljubne datoteke, ki vsebujejo poljubno vsebino. Pazite na velikost priponke!
•    Carbon Copy (cc) ali dodatna kopija (kp)
Isto sporočilo lahko istočasno pošljemo več osebam hkrati, če vpišemo elektronski naslov v c/kp polje. Ostali prejemniki vidijo naslov the oseb.
•    Blind carbon copy (bcc) ali skrita kopija sporočila
Isto sporočilo lahko istočasno pošljemo več osebam hkrati, če vpišemo elektronski naslov v bcc polje, vendar ostali prejemniki iz polja to/za tega ne vidijo.

Ko smo sporočilo sestavili, ga lahko pošljemo. Prejemnik dobi elektronsko pošto v svoj poštni nabiralnik.

Navodila pravega obnašanja pri uporabi e-pošte

V običajnem pogovoru s sogovornikom poteka tako verbalna kot neverbalna komunikacija, kar pri elektronskem prenašanju sporočil ne moremo doseči. Odziv sogovornika na določeno stvar, kot so jeza, dolgčas, veselje ipd. je viden le iz povratnega pisnega sporočila.
Pri elektronskem pisanju sporočil veljajo nekatera osnovna pravila, znana kot netiquette ali predpisi dobrega obnašanja:
•    Uporabljajte vrstico zadeva! V njej jasno povejte kaj je bistvo sporočila oz. za kaj gre. Ne puščajte okenca za zadevo praznega.
•    Nikoli ne pišite vse z velikimi črkami. V računalniškem jeziku to pomeni, da na nekoga kričite.
•    Uporabljajte pravila pravopisa, slovnice in slovarjev. Deloma si lahko pomagate z vgrajenimi orodji.
•    Pazite na oblikovanje. Nekomu vaše kričeče barve, čudna ozadja ter menjava malih in velikih črk ne bodo všeč. Različni programi za elektronsko pošto imajo popolnoma različne dodatne funkcije. Tako se lahko zgodi, da vsega dodatnega oblikovanja prejemnik ne bo videl in slika bo popačena.
•    V elektronska sporočila ne vpisujte številk kreditne kartice, gesla in ostalih zaupnih podatkov.
•    Ko odgovarjate na sporočila, vstavite le najpomembnejše informacije osnovnega sporočila, da vas bo oseba razumela. Ne pošiljajte celotnega osnovnega sporočila nazaj.
•    Vključite signature line ali vrstico s vašim podpisom na koncu vsakega sporočila. Ta običajno vključuje vaše ime, elektronski naslov in ostale pomembne informacije. Vrstica s vašim podpisom naj ne presega štirih vrstic.
•    Elektronska sporočila naj bodo kratka in v odstavkih. Med odstavki je priporočljivo pustiti eno vrstico prazno.
•    Uporabite zvezdico/asterisks, ko poudarjate neko besedo, npr. this can be *extremely* helpful.
•    Uporabite podčrtovalnik/underscore, npr. _Romeo and Juliet_.
•    Uporabite lahko znake čustev/emoticons in kratic/acronyms, ki naredijo sporočilo bolj osebno.

Kaj še lahko delamo z e-pošto?

V nadaljevanju pošiljanja elektronske pošte posameznikom ali skupinam se lahko pridružimo tudi seznamu razprav (discussion list). To je skupini ljudi, ki med seboj komunicirajo preko elektronske pošte. Druži jih skupen interes. Na glavni naslov skupine lahko pošljete elektronsko pošto in strežnik vam bo avtomatsko poslal kopijo vseh članov skupine.
Elektronska pošta olajša razpravo o skupnih interesih. Če skupina študentov, na primer, obiskuje poletni tečaj, lahko organizacija, ki je ta tečaj organizirala, oblikuje seznam vseh sodelujočih. Posamezniki se bodo na seznam naročili in tako prejemali ali pošiljali sporočila. Če pošljete eno sporočila na glavni seznam, bodo kopijo dobili vsi naročniki in razprava steče.
Takšnih seznamov je na Internetu na tisoče in pokrivajo raznolika področja. Obstaja toliko seznamov, da so celo ustvarili seznam seznamov. Ko enkrat najdete željen seznam, pošljete sporočilo za naročilo. Glede na vrsto seznama, boste običajno dobili sporočilo nazaj, ki bo sporočalo, ali ste avtomatsko postali član seznama ali pa boste potrebovali dovoljenje nekoga, ki vas bo dodal na seznam naročnikov. Vsak seznam ima zbir navodil. Preberite pogoje in jim natančno sledite.