Ključna značilnost računalniškega vnosa podatkov je v tem, da so ti podatki v razliko od ročnega zajemanja lahko enkrat za vselej shranjeni v računalniku in jih ni potrebno vnašati še enkrat.

Naša učinkovitost je zato precej večja.  Pomislimo na nekdanje zamudno popravljanje dokumentov, ki smo jih tipkali ali pisali na staromoden način. Če smo se zmotili, smo praktično morali celoten dokument napisati znova.

Ker lahko podatke, ki smo jih enkrat vnesli, uporabimo večkrat in jih kvečjemu kaj popravljamo, se zmanjša se tudi število napak, ki jih povzroča človek.

Brez problema jih lahko preko omrežja posredujemo drugim. In tudi nam so  preko interneta in mobilnih naprav dostopni kjerkoli in kadarkoli.

Seveda je obdelava podatkov bistveno hitrejša.  Podatkov je čedalje več. Smo pač v dobi informacijske družbe. 

Poseben problem predstavlja dosedanje papirno poslovanje in zajem obstoječih papirnih dokumentov. Pomislimo na obstoječe knjižnice in na potrebo po digitalizaciji knjig. Splošni trendi vodijo namreč v takoimenovane digitalne knjižnice, ki so lahko dostopne tudi preko spleta.

Računalniki nam lahko s svojimi velikimi spominskimi zmogljivostmi omogočajo pomniti velike količine podatkov. Do njih lahko hitro dostopamo in si pri tem pomagamo z iskalnimi mehanizmi. 

Dober zgled za to so tudi spletni brkljalniki, brez katerih danes praktično ne gre več.

Intenzivna uporaba digitalnih računalnikov naj bi pomenila tudi, da bomo potrebovali manj papirja, saj so dokumenti in drugi podatki dostopni praktično povsod v digitalni obliki. Dodatno podporo naj bi za tako uporabo podatkov dobili v mobilnem računalništvu, ki ga predstavljajo mobilne digitalne naprave in brezžična omrežja.

Na vseh področjih človekovega delovanja, tako v družbenem kot v poslovnem smislu je čedalje več takoimenovanih e-aplikacij, ki temeljijo po eni strani na digitalnem vnosu in uporabi podatkov, po drugi strani pa na storitvah, ki jih omogočajo zmogljivi računalniški strežniki. Govorimo o računalniških storitvah v oblaku.