Podatkovna baza je osnova, na kateri temelji celotno delovanje organizacije.

Uspešnost delovanja organizacije je odvisna od znanja, znanje pridobimo iz informacij, informacije pridobimo iz podatkov, podatke pa hranimo v PB (‘neskončna zanka’).

Poenostavljeno gledano je podatkovna baza zelo velika shramba prej vnesenih podatkov, ki zadošča določenim pogojem

Pogoji zagotavljajo celovitost podatkov in učinkovitost delovanja. Tako podatkovna baza prispeva k uspešnejšem delu uporabnikov.

• Podatkovna baza je zbirka povezanih podatkov. Podatki so dejstva, so shranjena na nekem računalniškem trajnem pomnilniku, ki se jim lahko pripiše pomen (ki implicitno imajo pomen). (Elmasri and Navathe)

• Podatkovna baza je upravljana zbirka povezanih podatkov, shranjena na računalniškem sistemu, deljena med več uporabniki, zaščitena z varnostnimi mehanizmi in shranjena z nadzorovano redundantnostjo. (Stamper and Price)

• Podatkovna baza je organizirana zbirka logično povezanih podatkov in opisov le teh, načrtovana tako, da zadovoljuje informacijske potrebe organizacije. (Connolly and Begg)
  

Podatkovni sistem

Podatkovni sistem je računalniško podprt sistem, ki s pomočjo sistema za upravljanje podatkovne baze omogoča uporabo in uporavljanje s podatki, ki so shranjeni v podatkovni baz.

Da bi podatkovni sistem deloval, so potrebni:

• strojna in komunikacijska oprema,
• programska oprema: operacijski sistem, sistem za upravljanje podatkovne baze, uporabniške aplikacije,
• podatkovna baza, ki jo sestavljata opisi podatkov (meta podatki oziroma opisi podatkov) in fizični podatki (vrednosti podatkovnih elementov)
• administrator PB in,
• uporabniki PB.

Stanje podatkovne baze

Stanje PB je predstavljeno z množico podatkov, ki so trenutno shranjeni v PB.

Najpogostejša operacija nad podatki je branje podatkov (v jeziku SQL je to stavek SELECT). Branje podatkov ne spremeni stanja podatkovne baze.

Vse ostale osnovne operacije spremenijo stanje PB. To so operacije:

• dodajanja novih podatkov (SQL stavek INSERT),
• spreminjanja podatkov (SQL stavek UPDATE) in
• brisanja podatkov (SQL stavek DELETE).

Strukturiranost podatkov

Podatki v PB so strukturirani. To pomeni, da ustrezajo vnaprej opredeljeni strukturi. Strukturiranost podatkov omogoča kompleksnejša vrednotenja stanja podatkovne baze .

Premislek: Kaj bi se zgodilo, če imamo v PB zapisane le stavke v naravnem jeziku (tekst)?

Podatkovni sistemi, ki več vedo o podatkih, ponujajo uporabnikom boljše storitve in s tem bolje podpirajo delo uporabnikov.

Shema podatkovne baze

Shema PB je formalna definicija strukture vsebine podatkovne baze opredeli vsa možna stanja podatkovne baze. Definirana je le enkrat in sicer pri kreiranju PB.

Sprememba sheme že kreirane PB včasih povzroča težave. Zato je pomembno dobro in temeljito načrtovanje sheme podatkovne baze. Pozneje bo potrebno narediti manj sprememb sheme PB in upravitelj podatkovne baze bo imel manj težav.

Kot sinonim za shemo podatkovne baze se uporablja izraz metapodatkovna baza (to so podatki o podatkih).

Poenostavljena primerjava z višjimi programskimi jeziki: shema baze ustreza deklaraciji strukture, stanje baze pa ustreza trenutni vrednosti spremenljivke.

Povzetek 

• Podatkovna baza je zbirka logično povezanih podatkov.
• Za delovanje PB potrebujemo:
  
• podatkovni del PB (podatke + opise podatkov),
• programsko opremo (SUPB),
• kadre:
• administratorja (upravitelja) PB in
• uporabnike.

• Prednosti uporabe PB
• Podvajanje podatkov je nadzorovano.
• Večja varnost podatkov.
• Boljša celovitost podatkov (pravilnost, preverjanje vhodnih podatkov).
• Centraliziran nadzor nad podatki (avtomatično zaklepanje, preverjanje upr. pravic, sledenje dogodkov).
• Podatki so neodvisni od aplikacij.
• Stanje PB je množica vrednosti podatkov zapisanih v PB. Stanje PB se pogosto spreminja.
• Shema PB je opis strukture podatkov. Naredi se ob kreiranju PB in se redko spreminja. Če pride do spremembe sheme PB, le ta pogosto povzroča težave pri uporabi podatkov.